Dictionnaire de données : qu’est-ce que c’est ? Qui les a créés ? À quoi cela sert ? - Guide

Dans le domaine de la gestion de données, un dictionnaire de données offre une documentation détaillée et claire des éléments d'une base de données, ainsi que de leurs relations. Ce référentiel sert de modèle pour des opérations fluidifiées, une collaboration rationalisée et une meilleure prise de décision. Dans cet article, découvrez tous les aspects essentiels d'un dictionnaire de données accompagnés d’exemples pratiques.

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Définition d’un dictionnaire de données

Un dictionnaire de données se définit comme un référentiel centralisé qui stocke des métadonnées détaillées sur les données présentes dans une database ou un système d'information. Son rôle est absolument crucial pour obtenir une documentation complète sur la structure, la signification, les relations et l'utilisation des données.  

Autrement dit, le dictionnaire de données sert de guide complet pour comprendre et interpréter les informations stockées au sein d’un système. Il offre des descriptions précises pour chaque élément de données (nom, type, taille, format, source, fonction dans le système, interconnexions avec d'autres éléments de données…). 

Grâce à ces informations détaillées, le dictionnaire de données permet aux utilisateurs et aux gestionnaires de mieux saisir la configuration des données, d'assurer leur intégrité et de faciliter leur exploitation dans des analyses et des processus décisionnels.

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Qu’est ce qu’un dictionnaire de données ?

Qui crée un dictionnaire de données ?`

La création d'un dictionnaire de données est un processus collaboratif qui implique différents acteurs clés au sein d'une organisation data. Les Data Owners, ou propriétaires des données, apportent leur expertise sur la gestion et la signification des données spécifiques à leur domaine. Ils garantissent que le dictionnaire reflète la réalité des données et les politiques de sécurité. Les Data Architects, quant à eux, définissent la structure technique des bases de données, et assurent une bonne modélisation technique.

Aussi, les Data Analysts identifient les attributs nécessaires pour les analyses et les rapports, tandis que la Direction des Systèmes d'Information (DSI) veille à l'alignement du dictionnaire avec les stratégies technologiques et supervise son intégration dans les systèmes d'information. De leur côté, les directions métiers fournissent des informations sur les besoins opérationnels. Leur but : répondre aux exigences pratiques des utilisateurs finaux. Toutes ensemble, ces parties prenantes veillent à ce que le dictionnaire de données soit complet, précis et utile pour l'organisation !

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À quoi sert un dictionnaire de données ?

Les dictionnaires de données s’affichent comme des ressources essentielles pour les entreprises souhaitant organiser, gérer et exploiter efficacement leurs données. Ils permettent effectivement de standardiser les définitions des données, à améliorer la communication entre les différents départements, et à garantir une utilisation et une interprétation correctes des données (analyse de données). Les dictionnaires de données jouent par ailleurs un rôle crucial dans des projets, tels que la mise en place d'entrepôts de données (Data Warehouse) ou la création de rapports automatisés.

Concrètement, il offre plusieurs avantages non négligeables :

• Une documentation approfondie : il fournit des informations détaillées sur la structure et la signification des données, ce qui aide les utilisateurs et les développeurs à mieux comprendre et utiliser les informations disponibles.
• Une cohérence et une standardisation : en établissant des règles et des normes claires pour la collecte et le stockage des données, dictionnaire de données assure une gestion cohérente et normalisée de la data à travers l'ensemble de l'organisation.
• Un soutien au développement et à la maintenance : le dictionnaire de données simplifie non seulement le développement de nouveaux systèmes, mais facilite également la maintenance et la mise à jour des systèmes existants.
• Une sécurité et une confidentialité : grâce à l'identification des données sensibles et la définition des règles d'accès nécessaires, le Data Dictionary devient très important dans la protection des informations et le renforcement de leur sécurité et confidentialité.
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À quoi ressemble un dictionnaire de données ?

Dictionnaire de données pour une base de données relationnelle

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Dictionnaire de données pour un système de gestion de contenu (CMS)

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Notez que ces exemples sont simplifiés. Un dictionnaire de données réel peut inclure une variété beaucoup plus complète d'attributs, de détails et de relations, en fonction des exigences spécifiques de l'organisation et des systèmes concernés.

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Pourquoi créer un dictionnaire de données ?

Data Management

Par définition, la gestion des données désigne « l'ensemble des pratiques nécessaires à la construction et maintenance d'un cadre/framework pour l'importation, le stockage, l'exploration et l'archivage des données qui sont nécessaires aux activités de l'entreprise. » 

Son objectif principal consiste à améliorer la prise de décision des dirigeants, en leur permettant de mieux exploiter les informations pertinentes issues des données. Une telle gestion facilite également la manipulation des informations à chaque étape de leur cycle de vie.

La création d'un dictionnaire de données est indispensable pour une gestion efficace des données. Vous l’aurez compris, ce référentiel centralise et organise les informations sur les données stockées dans les systèmes d'information, afin d’assurer leur cohérence et leur accessibilité. 

Grâce à cette vue d'ensemble claire et détaillée, le dictionnaire simplifie le processus de développement, d'intégration et de mise à jour des systèmes, tout en assurant une meilleure qualité et une plus grande précision des données.

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Data Governance

La gouvernance des données englobe un ensemble de pratiques, de politiques, de processus et de normes instaurés au sein d'une organisation pour garantir une gestion optimale des données. Elle vise plus précisément à assurer la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité et la qualité des données tout au long de leur cycle de vie.

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Sur le plan de la gouvernance des données, le dictionnaire de données : 

• établit des normes et des politiques pour la gestion des données ;
• définit clairement les règles de validation, les contraintes de qualité, ainsi que les responsabilités associées à chaque élément de données ;
• contribue à la conformité des réglementations et des standards de l'organisation ; 
• aide à la gestion des risques liés aux données, en identifiant les données sensibles et en précisant les contrôles nécessaires pour protéger la confidentialité et l'intégrité des informations.

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Comment créer un dictionnaire de données ?

Quelles sont les étapes de création d’un Data Dictionary

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La création d'un dictionnaire de données efficace et complet nécessite plusieurs étapes clés :

1. Identifier les utilisateurs et les objectifs qui utilisent le dictionnaire de données et quels sont les objectifs à atteindre avec cet outil.
2. Sélectionner les données à inclure en fonction de leur pertinence et de leur fréquence d'utilisation.
3. Recenser tous les types de données utilisés dans le système (texte, nombres, dates, etc.) et leurs attributs spécifiques.
4. Déterminer les relations entre les données, comme les liens entre une table de clients et une table de commandes.
5. Mettre en place des règles uniformes pour nommer les éléments de données, dans le but d’assurer cohérence et clarté dans tout le système.
6. Définir les éléments de données, afin de garantir une compréhension uniforme parmi l’ensemble des utilisateurs.
7. Illustrer avec des exemples concrets comment chaque élément de données peut être utilisé pour faciliter leur application pratique.
8. Actualiser le dictionnaire de données pour refléter les modifications et évolutions du système.
9. Impliquer les parties prenantes et les utilisateurs dans la création et la validation du dictionnaire pour s'assurer qu'il est complet et répond à leurs besoins.

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Quels sont les éléments d’un dictionnaire de données ?

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Le dictionnaire de données fournit une description complète des informations contenues dans une base de données. Celles-ci incluent différents types de détails :

• Le nom de la table.
• Le nom des champs.
• La définition des champs.
• Le type de données.
• La longueur (nombre de caractères).
• Les valeurs acceptées.
• Les relations et dépendances.
• L’emplacement du fichier.
• Le responsable du fichier.
• Les règles de calcul.
• Les indicateurs et règles de validation de la qualité des données.

Selon les besoins spécifiques des utilisateurs, un dictionnaire de données peut être très détaillé et varié.

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