Comment faire un tableau de bord étapes par étapes [Tuto 2023]

Les données ont une place de plus importante dans la gestion d’une entreprise. Elles permettent de prendre des décisions stratégiques éclairées. Cependant, les entreprises ont accès à de plus en plus de données. Il est donc encore plus complexe d’identifier les informations pertinentes sur lesquelles un dirigeant peut se reposer pour prendre de bonnes décisions. Un tableau de bord a l’avantage de synthétiser les données essentielles dans des visuels clairs et pédagogiques.

Pourquoi utiliser un tableau de bord?

En entreprise, un tableau de bord est un outil de pilotage indispensable. Grâce à des techniques de Data visualisation, un tableau de bord présente plusieurs indicateurs de performance qui agrègent une (grande) quantité de données. Ces KPIs permettent d’acquérir une vision globale de l’activité d’une entreprise ou d’un département afin de faciliter la prise de bonnes décisions et la communication entre les équipes.

Sur un marché compétitif où le digital a aboli les frontières, il est quasiment impensable de gérer convenablement une entreprise en se reposant uniquement sur son instinct ou son expérience. Cela revient à traverser un océan à la voile sans utiliser un GPS ou une boussole.
Au mieux, on risque de tourner en rond.
Au pire, c’est le naufrage.

En effet, comment progresser sans savoir d’où on vient, sans identifier ce qui doit être corrigé ou ce qui peut être amélioré ?

Ainsi, un entrepreneur inspire confiance à ses inftableauvestisseurs grâce à sa capacité à suivre et à mesurer les performances de son entreprise. De même, un manageur garde son équipe motivée si les objectifs à atteindre sont fondés sur une amélioration réaliste des performances passées.

Cependant, la rigidité d’un reporting excel est souvent inadaptée aux besoins des entreprises en croissance. Les outils de datavisualisation modernes (Looker Studio, Tableau Software etc…) permettent de concevoir beaucoup plus simplement des tableaux de bord complets, dynamiques et collaboratifs.

Aujourd’hui, un tableau de bord permet de répondre aux objectifs définis par une entreprise. 

C’est un outil de pilotage efficace car il permet de :

• Mesurer les performances d’une entreprise, d’une équipe ou d’un département,
• Faciliter la compréhension d’une analyse de données complexe,
• Comparer l’évolution des performances entre plusieurs périodes,
• Faire des prévisions basées sur les performances passées,
• D'améliorer la communication au sein d’une entreprise et de faciliter la prise de décision,
• D’éviter les réunions chronophages uniquement dédiées à l’analyse des performances de l’entreprise.

Un tableau de bord peut répondre efficacement à de nombreux objectifs !

Par exemple, afin d’augmenter son chiffre d'affaires, un magasin peut avoir recours à un tableau de bord afin d’analyser les ventes de ses produits. 

L’analyse de l’historique des ventes permet d’identifier :

• Les “produits phares” à mettre en avant,  
• Les produits dont les ventes s'essoufflent et qui peuvent être retirés du catalogue,
• Les produits souvent achetés ensemble peuvent être associés dans un pack (créant ainsi un nouveau produit).

Autre exemple : une entreprise qui souhaite optimiser sa stratégie marketing data driven peut créer un tableau de bord afin d’analyser les performances de ses opérations marketing en fonction de leur mécanique (ex: 15% de réduction, 1 acheté = 1 offert etc…). 

Grâce à l’analyse des performances des campagnes passées, il devient alors possible de prédire l’impact d’une campagne à venir. Dans le cadre d’un magasin, ce tableau de bord permet également à l’équipe logistique d’anticiper le nombre de colis à livrer et donc d’ajuster l’emploi du temps des préparateurs de commande en fonction des prévisions.

Voici un tableau de bord qui permet de mesurer et d’analyser le trafic d’un site internet :

Ce tableau de bord permet de visualiser simplement :

• L’évolution du trafic sur plusieurs périodes,
• Le comportement des visiteurs (Pageviews, Bounce Rate…)
• L’origine du trafic, par pays ou par canal d’acquisition,
• La saisonnalité du trafic sur les 30 derniers jours.

Savoir faire un tableau de bord est une compétence indispensable pour un data analyst. Cependant, un dashboard est l’aboutissement du processus d’analyse des données. La formation de Databird délivre en quelques semaines les compétences opérationnelles pour collecter, nettoyer et modéliser un jeu de données. Le programme de la formation a été pensé pour répondre aux besoins des entreprises.

Bien qu’il s’agisse d’un outil indispensable à la bonne gestion d’une activité, concevoir un tableau de bord n’est pas une tâche aisée. Voici une méthodologie en 5 étapes permettant d'élaborer un tableau de bord efficace et complet !

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5 étapes pour concevoir un tableau de bord efficace

Élaborer un tableau de bord permet de faciliter l’accès aux données importantes et la prise de décision. Cependant, si ce dashboard est mal conçu alors alors il peut affecter la performance de l’entreprise.

Si le tableau est illisible à cause d’une quantité trop importante de visuels ou des indicateurs trop complexes, la prise de décision est laborieuse.

En plus, un mauvais indicateur peut donner une vision biaisée des performances de l’entreprise et ainsi donner une impression de succès alors les indicateurs important, comme le chiffre d'affaires, ne suivent pas.

Un tableau de bord bien conçu permet de voir les tendances et l’évolution des performances de l’entreprise en un clin d’œil. Ainsi, il permet de limiter les risques liés aux décisions stratégiques et d’augmenter les chances d’atteindre les objectifs que l’entreprise s’est fixés.

5 étapes à suivre pour élaborer un tableau de bord efficace :

1. Définir les objectifs à atteindre,
2. Choisir les bons KPIs (indicateurs de performances),
3. Connecter les sources des données au dashboard,
4. Optimiser le design des graphiques,
5. Définir la fréquence de mise à jour des données.

Définir les objectifs que va évaluer le tableau de bord

Les objectifs business de l’organisation doivent être définis clairement en amont de la création du tableau de bord.

En effet, un tableau de bord doit servir à mesurer les progrès d’une activité vis-à-vis d’un ou plusieurs objectif(s) clairement défini(s). Cela peut être :

• Augmenter le nombre de visiteurs sur un site internet,
• Augmenter le nombre de ventes sur la prochaine période,
• Diminuer les coûts,
• Améliorer la conversion,
• etc…

Il est important de bien définir ces objectifs. Sinon, il est difficile de mesurer correctement la progression de l’entreprise. Cela peut avoir des conséquences graves car un mauvais indicateur peut engendrer une mauvaise décision et une perte de performances.

Pour qu’un tableau soit efficace, il faut qu’il soit utilisé par l’équipe opérationnelle. Ces personnes sont les mieux placées pour suivre l’évolution des performances au quotidien et réagir face à une difficulté du terrain ou une opportunité à saisir.

L’équipe dirigeante doit donc choisir les objectifs qui correspondent aux choix stratégiques de l’entreprise tout en prenant en compte la réalité opérationnelle de leurs équipes.

Ainsi, les indicateurs du tableau de bord sont cohérents vis-à-vis des objectifs, ce qui permet aux dirigeants et aux équipes opérationnelles de prendre la bonne direction.

C’est seulement lorsqu’un objectif est clairement défini qu’il est cohérent de concevoir un tableau de bord.

Exemples d’objectifs pour une entreprise e-commerce :

• Atteindre une croissance de +10% des ventes
• Augmenter le taux de conversion des prospects de 5%
• Diminuer les coûts de gestion du site

Ces objectifs maintenant définis, on va associer à chacun d’eux un ou plusieurs indicateurs de performance ou KPI.

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Choisir les KPIs

Un KPI est un indicateur de performance qui permet de suivre l’activité d’une entreprise. Il agrège un grand nombre de données dans un outil de mesure comme un chiffre, pourcentage ou un ratio. Il te permet de mesurer tes progrès vis à vis des objectifs que tu as définis précédemment.

Cependant, il n’est pas toujours facile de bien choisir ses KPIs. Les utilisateurs ont souvent tendance à vouloir choisir des dizaines d’indicateurs afin de pouvoir mesurer au mieux leurs performances. A vouloir suivre trop d’indicateurs, les utilisateurs se retrouvent perdus et le tableau de bord devient inutilisable. 

Ainsi, il vaut mieux se concentrer sur quelques KPIs les plus importants.

A l’inverse, il est important de choisir un indicateur de performance qui permet réellement de mesurer sa progression vis-à-vis de l’objectif. Par exemple, si l’objectif est d’augmenter le chiffre d'affaires, se reposer seulement sur le nombre de visiteurs est insuffisant. Il faut également suivre le taux de conversion, sinon le tableau de bord est dangereusement biaisé.

Si un KPI est bien choisi, il mesure objectivement la progression vers un objectif. Les utilisateurs peuvent alors prendre des décisions rationnelles sur la base de ces indicateurs.

Un indicateur de performance doit permettre de comprendre la situation, d’identifier facilement les problèmes à corriger ou les opportunités à saisir. La bonne décision à prendre devient alors évidente.

5 règles d’or à respecter dans le choix des KPIs :

1. Quantifiables : on doit être capable de mesurer avec précision ses indicateurs.
2. Actionnables : ils doivent permettre de déclencher une prise de décision.
3. Simples : pour être compris clairement par tout le monde.
4. Fiables : les données qu’ils agrègent doivent être complètes.
5. Contrôlables: ils doivent mesurer une performance sur laquelle l’entreprise a un contrôle.

Un tableau de bord bien conçu est également un moteur de motivation pour les employés car ils voient l’évolution des indicateurs de performance sur le travail qu’ils délivrent au quotidien.

Par exemple, si l’objectif est d’augmenter les ventes de 10% en un an, on peut choisir plusieurs KPIs pertinents :

• Le nombre de ventes par jour,
• Le CAGR des ventes, c’est-à-dire le taux de croissance annuel des ventes,
• La segmentation de la clientèle (par catégorie, par pays etc…), permettant une analyse de cohorte

Maintenant que l’objectif et les indicateurs sont définis, il faut maintenant collecter les données qui vont alimenter ces KPIs.

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Connecter les sources des données au tableau de bord

Construire un tableau de bord suppose de collecter de l’information, de la stocker, puis de la traiter pour qu’elle soit utilisable par les utilisateurs. Ces sources fournissent les données nécessaires au bon fonctionnement de ton tableau de bord. 

Il te faut donc identifier quelles sources tu souhaites utiliser. 

Le choix des sources est important car le bon fonctionnement de tes KPIs en dépend. En effet, il peut arriver que certaines sources ne se mettent pas correctement à jour. Ce genre de situation mène à des indicateurs défectueux qui faussent le fonctionnement du tableau de bord. 

Tu dois donc bien vérifier la fiabilité des tes sources avant de les connecter à ton dashboard.

De plus, tu dois vérifier que la source que tu as sélectionnée est compatible avec ton outil de Dataviz. Par exemple, Looker Studio n’est pas directement compatible avec Excel, il faut d’abord convertir le fichier en Google sheet pour pouvoir l’importer sur l’outil.

Ainsi, des sources de bonne qualité te permettent d’avoir des indicateurs efficaces t’offrant un tableau de bord fonctionnel en permanence.

Tu peux ainsi avoir une meilleure prise de décision avec des données pertinentes et à jour.

Il existe plusieurs sources de données possibles pour ton tableau de bord :

1. Les sources externes à l’entreprise issues d’internet ou d’autres outils : Google analytics, des données libres ou des données d’études de marchés.
2. Les sources internes à l’entreprise comme par exemple des bases de données SQL ou simplement des tableaux Excel.

Optimiser le design des graphiques

Le design du tableau de bord est une étape fondamentale dans la construction de celui-ci. Le design correspond au choix des visuels et de leur disposition dans le tableau de bord. Cette étape permet de déterminer la clarté et l’efficacité de ce tableau pour les utilisateurs. Le design passe aussi par le choix de la couleur et de la typographie.

En effet, si le tableau de bord est surchargé de visuels ou s’ils sont trop complexes, alors l’utilisateur a du mal à en extraire les informations pertinentes pour sa prise de décision. Cela engendre une perte de temps importante et supprime l’intérêt premier d’un tableau de bord : faciliter la prise de décision.

Pour éviter cette situation il faut aller au plus simple ! Ton tableau de bord doit avoir peu de graphiques et leur design doit faciliter l'interprétation. Tu peux ainsi construire ces graphiques en suivant la technique du Datastorytelling afin de les rendre plus lisibles.

De plus, dans un souci de clarté, il est important qu'un graphique soit associé à un seul indicateur de performance, pas plus.

Certains graphiques sont particulièrement adaptés à un type d’indicateur. Par exemple :

• Une carte est souvent utilisée pour pour représenter la géographie des visiteurs d’un site,
• Un camembert est souvent utilisé pour segmenter la clientèle,
• Une courbe est souvent utilisée pour mesurer l’évolution du nombre de visiteurs sur un site ou une page web,

Enfin, les choix des couleurs et de la typographie sont aussi importants à prendre en compte lors du design de ton tableau de bord. Les couleurs permettent de faire ressortir clairement une information d’un graphique. Tandis que pour la typographie, il est important que le texte ne surcharge pas trop les graphiques.

Comme tu peux le voir sur cet exemple, le texte est réduit au strict minimum afin de focaliser l’attention sur les graphiques. De plus, la couleur choisie est homogène sur les différents graphiques et elle n’est pas agressive. Ce choix permet d’avoir des graphiques plus agréables à la lecture.

Pour réaliser un tableau de bord agréable à regarder, il te faut de bons outils de Dataviz. La formation Databird te permet de maîtriser les outils indispensables pour réaliser des tableaux de bord efficaces et professionnels.

Maintenant que ton tableau est construit et connecté à une ou plusieurs sources de données, il ne te reste plus qu’à choisir son rythme de mise à jour ! Cela peut paraître anecdotique mais il s’agit d’une étape importante de l’élaboration d’un tableau de bord.

Définir la fréquence de mise à jour du dashboard

Un dashboard a une fréquence de mise à jour. Les informations affichées changent pour correspondre à la dernière mesure effectuée par les indicateurs. Plus le tableau de bord est utile aux équipes opérationnelles, plus sa mise à jour est fréquente.

Un mauvais choix de fréquence de mise à jour peut avoir un impact important sur les charges de l’entreprise. En effet, la donnée a un coût qui parfois n’est pas négligeable. Ainsi, faire des mises à jour trop fréquentes par rapport au besoin des utilisateurs est une dépense inutile. Par exemple, il est inutile d’effectuer une mise à jour journalière si les indicateurs ne sont consultés qu’une fois par semaine 

Cependant, il ne faut pas non plus que les mises à jour soient trop espacées car les données ne seraient pas assez fiables et tu pourrais rater une information pertinente. 

Il faut donc trouver un compromis et définir un rythme de mise à jour adapté aux besoins des utilisateurs du dashboard.

Voici quelques exemples de fréquence de mise à jour en fonction du dashboard utilisé en entreprise : 

• Tableau de bord financier : mis à jour trimestrielle ou semestrielle.
• Tableau de bord commercial : mis à jour quotidienne ou hebdomadaire.

Cette méthodologie n’est qu’un avant-goût dans l’arsenal de compétences possédé par un Data Analyst. La formation Databird te donne tous les outils pour pouvoir te lancer dans l’analyse de données et la dataviz. Si toi aussi tu veux faire partie de la grande famille des Databirdies, découvre le programme de la formation !

Les différents types de tableaux de bord

Tableau de bord RH

Le tableau de bord RH regroupe les informations relatives aux ressources humaines. On y trouve des indicateurs comme :

• Le volume des effectifs,
• Le turnover (rotation du personnel)
• La parité du personnel, et d’autres
• Le taux d’absentéisme

Il est important de bien évaluer les performances RH car une entreprise en sureffectif ou en sous-effectif risque d’avoir un impact négatif sur ses résultats. Ainsi, ​​l’ensemble des informations inscrites dans le tableau permet de prendre de la hauteur et facilite les choix stratégiques du DRH.

Un bon tableau de bord RH fournit une visualisation rapide et synthétique des ressources humaines et des potentiels dysfonctionnements sociaux dans l’organisation. 

Finalement, le tableau permet au DRH d’aligner ses actions aux objectifs fixés par les dirigeants.

Ce tableau de bord RH se focalise sur l’effectif de l’organisation, il permet de visualiser simplement : 

• La répartition des statuts des différents employés,
• L’ancienneté des membres de l’équipe,
• Les contrats des employés,
• La répartition des sexes dans les équipes.

Tableau de bord opérationnel

Le tableau de bord opérationnel est un outil de gestion qui permet de mesurer l’avancement des projets en cours dans l’entreprise et d’évaluation de leurs performances. 

Dans la gestion d’une entreprise, il est souvent difficile de bien estimer l’état d’avancement des différents projets en cours. Ce manque de clarté amène à une mauvaise répartition des ressources et à du retard qui va impacter les performances de l’entreprise.

De plus, sans suivre ses performances opérationnelles, on risque de passer à côté d’un problème d’organisation. La réaction est donc lente et le redressement plus difficile.

Enfin, le tableau de bord opérationnel donne aux dirigeants une vision précise de l’avancement des projets en cours. Ils peuvent ainsi suivre le travail de leurs équipes sans pour autant passer des heures en réunion chaque semaine. Un tableau de bord opérationnel offre un gain de temps non négligeable.

Voici un exemple de tableau de bord opérationnel :

Ce tableau de bord permet de visualiser simplement :

• Le nombre de projets en cours,
• La répartition des heures de travail sur les différents projets,
• Le taux d’avancement des projets.

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Tableau de bord financier

Le tableau de bord financier est un outil de gestion qui permet d’évaluer les performances financières d’une entreprise.

La santé financière est centrale dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Tu dois donc porter une attention particulière aux performances financières de ton entreprise si tu veux la maintenir à flot !

Les indicateurs financiers du tableau permettent notamment d’avoir une vision précise des sources de revenus de l’entreprise, des dépenses ainsi que de leur évolution entre plusieurs périodes ou vis-à-vis des objectifs financiers définis lors du comité de direction.

Ainsi, le tableau de bord financier est un outil de gestion efficace car il permet de prendre des décisions éclairées par des indicateurs financiers. De plus, il permet d’anticiper les éventuelles difficultés en identifiant les situations risquées pour l’entreprise. 

Finalement, un bon tableau de bord financier permet aux dirigeants d’élaborer une stratégie financière efficace.

Ce reporting financier te permet de visualiser en un coup d’oeil : 

• L’évolution du chiffre d’affaires face aux objectifs des résultats fixés,
• La répartition du chiffre d’affaires par source de revenus,
• Le top des produits les plus rentables,
• Le % de réalisation de l’objectif financier fixé.

Tableau de bord commercial

Le tableau de bord commercial est un outil de gestion qui permet de mesurer la performance commerciale d’une entreprise. Celui-ci effectue un suivi des ventes et des performances de l’équipe commerciale.

Aujourd’hui, le comportement des consommateurs évolue en permanence et les entreprises doivent s’adapter rapidement pour pouvoir survivre. En effet, il est souvent difficile pour une entreprise d’évaluer l’origine d’une perte de revenus. Cela demande une connaissance en temps réel de la clientèle et des ventes. 

De plus, la courbe d’apprentissage des commerciaux atteint rapidement un plafond de verre s’ils ne sont pas capables de mesurer leurs performances. Ils ont donc besoin d'outils pour comprendre comment s’améliorer.

Ainsi, le tableau de bord commercial aide à améliorer la performance de l’équipe, à réagir rapidement face à une évolution du marché et à motiver les commerciaux en les aidant à mesurer leurs progrès.

Ce tableau de bord commercial permet de visualiser simplement :

• Le classement des commerciaux par rapport à leurs ventes,
• La segmentation de la clientèle par rapport à leur région d’origine,
• Le classement des produits vendus.

Tableau de bord stratégique

Le tableau de bord stratégique est un outil qui permet de fournir une vue d’ensemble de l’activité. C’est en en quelque sorte le cockpit de l’activité d’une entreprise data-driven. 

Ce dashboard synthétise les autres tableaux vus précédemment. Il permet de mesurer la performance de l’entreprise sur le moyen et le long terme.

Les tableaux de bord en entreprise sont indispensables mais ils peuvent mener à une dérive de simple observation des performances sans passage à l’action. De plus, la direction n’a souvent pas accès à une information claire de chaque département. Il arrive donc qu’elle exige des objectifs intenables qui démotivent les équipes et freinent la performance. 

En synthétisant les données des autres dashboards, le tableau de bord stratégique fournit aux dirigeants un niveau de détail des départements qui soit adapté à leur besoin. En se limitant à l'essentiel, ce tableau facilite la prise de décision. Ainsi, les dirigeants peuvent rapidement passer à l’action et réagir face aux différents problèmes que rencontrent les départements.

Dans ce tableau, les indicateurs sont regroupés pour pouvoir mettre en avant les éventuels écarts de performances entre les différents départements.

Par exemple, comment savoir si la diminution des performances du département de vente est corrélé à une mauvaise gestion des finances ?

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