KPI : Comment donner du sens à vos indicateurs de performances en 3 points concrets

Vous l’avez sûrement constaté : le jargon commercial compte de plus en plus d’acronymes anglophones. Parmi eux, le terme de KPI est fréquemment mentionné, et nombreux sont ceux qui en vantent les mérites. Et pour cause : les KPI sont d’excellents moyens de développer et d’améliorer un business. Mais savez-vous vraiment comment les utiliser ? Un KPI, ou indicateur de performance, permet de mesurer l’efficacité d’une tâche et d’atteindre des objectifs fixés. Encore faut-il qu’ils soient choisis avec pertinence. On vous propose trois règles pour bien définir vos KPIs et les utiliser efficacement.

Qu’est-ce qu’un KPI ou indicateur de performance ?

Une mesure de progrès

Un Key Performance Indicator (KPI), ou indicateur de performance, est une métrique qui qualifie le fonctionnement d’une organisation à un moment donné. Évaluée à des intervalles réguliers, elle permet de suivre et qualifier l’évolution d’une performance.

Concrètement, un KPI est donc une valeur mesurée qu’une organisation, une entreprise ou une personne souhaite améliorer. Pour un business, cela peut être :

• le nombre total de ventes,
• le temps de production,
• le taux de satisfaction client, etc.

On retrouve notamment les indicateurs de performance dans les tableaux de bord. Notre article expliquant comment faire un tableau de bord vous donnera des explications complémentaires.

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Les différents types de KPI

Dans une organisation, chaque tâche peut être associée à une performance. En fonction de ce que l’on souhaite superviser et améliorer, il existe donc de très nombreux types de KPI possibles. Prenons l’exemple du sport afin d’illustrer les principales classifications d’indicateurs.

Les KPIs se divisent en deux groupes :

• Les indicateurs quantitatifs, qui mesurent une quantité — par exemple, votre temps au 100 m. Ils constituent la majorité des KPI.
• Les indicateurs qualitatifs, qui mesurent une qualité — par exemple, l’aspect visuel de votre corps.

Les formats de KPI quantitatifs sont très variables : pourcentage, ratio, part, taux, quota, quantité, délai, etc.

Par ailleurs, un KPI peut porter sur :

• Une valeur interne, pour évaluer la performance d’un département d’un groupe en lui-même — par exemple, combien de buts sont marqués par un joueur ?
• Une valeur externe, pour évaluer la performance d’un département d’un groupe par rapport aux objectifs généraux du groupe — par exemple, ce joueur a-t-il permis à l’équipe de gagner ?

Les valeurs internes et externes sont bien souvent liées, puisque la performance des différents départements influe sur la performance générale d’un groupe. Cette distinction en KPI interne et externe reflète donc la façon dont vous appréhendez une performance : souhaitez-vous fixer des objectifs individuels ou globaux ?

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À quoi sert un KPI ?

Il n’est pas possible d’améliorer quelque chose que l’on ne mesure pas. Pour reprendre l’exemple de la pratique sportive, comment peut-on savoir que l’on court plus vite que l’année dernière si on n’a jamais mesuré sa vitesse ?

Les KPI sont donc essentiels, car ils suivent l’évolution d’une valeur au cours du temps. Ces indicateurs sont établis pour une finalité précise, et visent à comparer une valeur réelle mesurée à une valeur cible. Ils permettent ainsi de vérifier que l’on progresse dans le sens souhaité, et que le résultat fixé est atteint.

Enfin, un KPI est une valeur impartiale qui porte sur des performances mesurables. Dans le cadre de l’évaluation du travail d’un employé, se rapporter à un KPI est donc souvent perçu comme plus juste.

Mais attention, un KPI n’est utile que lorsqu’il est bien choisi. Les 3 règles suivantes vous aident à définir le vôtre !

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Règle 1 : Un bon KPI traduit un objectif

Bien comprendre les attentes

Pour qu’un KPI ait du sens, il doit bien prendre en compte les objectifs de l’entreprise ou l’organisation qui souhaite l’utiliser. En effet, un indicateur de performance est un instrument opérationnel pour suivre l’application d’une stratégie. Avant toute chose, il est donc nécessaire que vous ayez en tête le(s) but(s) de l’organisation.

Utiliser un KPI nécessite donc d’avoir fixé au préalable des objectifs pertinents, et de les connaître. Posez-vous donc d’abord la question suivante : quelle est la finalité de mon entreprise ? Est-ce que je souhaite augmenter mes ventes ? Être apprécié par mes clients ?

Une fois cet objectif clairement établi, vos KPI seront les variables correspondant à cet objectif.

Bien comprendre le lien entre l’objectif et le KPI

Un KPI traduit une stratégie de façon opérationnelle. Lorsque vous choisissez vos KPI pour correspondre à votre objectif, il vous faut donc réfléchir aux actions et variables qui influencent directement cet objectif et vous permettent de l’atteindre.

Lorsque l’on fixe un KPI externe, il suffit de traduire l’objectif en une valeur mesurable. Ainsi, si vous souhaitez augmenter vos ventes, un KPI évident serait le montant des ventes.

Lorsque l’on fixe un KPI interne, c’est-à-dire propre à un seul département de l’entreprise, il faut identifier ce qui est attendu du département.

Enfin, un KPI doit être accompagné d’une valeur cible, une valeur que l’on souhaite que le KPI atteigne. Cela permet de traduire votre objectif de façon concrète.

Règle 2 : Un bon KPI est clair et parlant

Un KPI facile à appréhender

Pour qu’un KPI soit efficace et utile, il doit être facile à comprendre par le plus grand nombre. Un KPI traduit une vision en un indicateur ; il doit donc rester le plus simple possible. Cela évite par ailleurs les confusions et rend son implémentation rapide.

Un KPI simple permet d'être certain que tout le monde partage un même objectif, car il ne laisse pas de place à différentes interprétations. Lorsque la valeur mesurée est qualitative et donc plus « libre », il est important de bien définir et délimiter le cadre de son évaluation.

Enfin, plus un KPI est facile à appréhender, plus il est un support de communication efficace. Que ce soit à l’intérieur de l’organisme ou vis-à-vis de tierces personnes, des indicateurs clairs permettent de transmettre rapidement vos objectifs et votre avancée. Si votre KPI est visualisable, sous la forme d’un graphe par exemple, c’est encore mieux !

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Un KPI compréhensible et directement corrélable

Comme mentionné précédemment, un KPI traduit un objectif de façon opérationnelle. Il est donc nécessaire que chaque membre concerné sache comment améliorer ce KPI pour atteindre le but fixé.

Concrètement, le lien entre le travail de chacun et le KPI doit être clairement identifiable. S’il n’est pas possible de corréler ses actions avec le KPI, l’évolution de ce dernier est hors de notre contrôle. L’indicateur n’est alors plus un outil d’encouragement et ni d’amélioration de la performance.

Règle 3 : Un bon KPI est facile à mesurer

De par sa définition même, un KPI doit être mesurable, c’est-à-dire que sa valeur peut être récupérée. Mais pour qu’un KPI soit réellement efficace, sa mesure ne doit pas être trop compliquée à obtenir.

Un coût de mesure limité

L’objectif d’un KPI est de gagner en efficacité et d’économiser du temps de travail. Si le calcul de la valeur du KPI est complexe et coûteux, ce n’est donc plus le cas.

Lorsque vous définissez vos KPI, nous vous invitons donc à vous interroger sur l’accessibilité de la donnée que vous souhaitez évaluer. Certes, certains indicateurs vous paraissent peut-être particulièrement pertinents, mais vous ne pourrez pas forcément vous offrir le luxe de les obtenir.

Si la collecte de la donnée nécessite une mise en place lourde, ou des coûts supplémentaires importants, temporels ou financiers, le KPI lui-même perd de son sens.

De courts intervalles de récupération de données

Afin de maximiser l’efficacité de votre KPI, il vous faut pouvoir l’actualiser très régulièrement. En effet, afin de mesurer vos progrès et l’effet de vos actions sur cet indicateur, son évolution doit être visible rapidement.

Selon le KPI, les périodes de récupération de données sont variables. Il est cependant important qu’elles soient très régulières — quotidiennes, hebdomadaires et éventuellement mensuelles.

KPI et data analyst

Choisir un KPI et l’utiliser, c’est réaliser une analyse de données. Pour exploiter pleinement un KPI, il faut donc savoir extraire des informations et faire parler une base de données.

Les formations DataBird

Faire des analyses de données et mettre en place des KPI, ça s’apprend !

Chez DataBird, on sait à quel point acquérir ces connaissances peut paraître fastidieux. C’est la raison pour laquelle nous vous proposons des formations gratuites en ligne pour vous familiariser avec les langages et les outils du data analyst.

Conclusion

Et voilà, vous avez toutes les clés en main pour définir vos propres KPI et les exploiter pleinement. On vous souhaite d’atteindre tous les objectifs que vous vous fixerez ! Des questions, envie d’en discuter ? Nous vous attendons dans notre messagerie.