Power BI vs Excel : Quel est le meilleur outil de Business Intelligence à choisir ?

Développés par Microsoft, Power BI et Excel sont deux outils puissants pour le traitement et l’analyse des données. Ils présentent toutefois des objectifs bien différents, ainsi que des fonctionnalités qui leur sont propres. Voici un guide de comparaison Power BI vs Excel, pour vous aider à choisir l'outil de visualisation de données le plus adapté à vos besoins. 

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Présentation de Power BI et Excel

Qu'est-ce que Power BI ?

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Pour la 17e année consécutive, le cabinet d'analyse Gartner a désigné Microsoft Power BI en tant que leader Magic Quadrant™ dans la catégorie des plateformes d'analyse et de Business Intelligence. Ce logiciel peut être utilisé par les organisations de tous secteurs, dans le but de collecter, d’analyser et de visualiser les données. 

La suite Power BI se compose de trois éléments de base : 

• Power BI Service, dans lequel publier et partager des tableaux de bord.
• Power BI Desktop, pour créer des rapports à partir de ses données.
• Power BI Mobile, qui permet de consulter ses tableaux de bord et ses rapports sur smartphone ou tablette.

Tous fonctionnent ensemble. En comparaison d’autres solutions d'intelligence décisionnelle, cet outil offre de multiples avantages, permettant aux membres d'une entreprise d'accéder à la Business Intelligence en libre-service, depuis n'importe quel appareil connecté à internet.

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Qu'est-ce qu'Excel ?

Mondialement connue, l'application de tableur Excel donne lieu à de nombreuses possibilités, avec notamment la création de tableaux de bord interactifs. À la façon de Power BI, cet outil puissant et flexible est adapté à toutes les activités d'analyse de données. Excel est particulièrement utile pour les analyses rapides et les calculs. Grâce au langage VBA (Visual Basic for Applications), de nombreuses tâches peuvent être automatisées. Plusieurs modèles gratuits sont disponibles pour créer des tableaux de bord.

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Fonctionnalités et capacités de Power BI

Interface utilisateur et facilité d'utilisation

Réputé pour son interface utilisateur intuitive et facile à utiliser, Power BI convient même aux non-développeurs. La fonctionnalité de glisser-déposer permet aux utilisateurs de créer rapidement des rapports et des tableaux de bord personnalisés. Power BI propose également des guides pas-à-pas et des tutoriels intégrés, pour aider les nouveaux utilisateurs à se familiariser rapidement à l'outil.

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Connecteurs de données et intégrations

Power BI peut se connecter à une multitude de sources de données, y compris SQL, Azure, Google Analytics, Salesforce, et bien sûr Excel. Les connecteurs de données permettent des mises à jour automatiques, ce qui garantit des rapports et tableaux de bord récents. L’outil délivre par ailleurs des API ouvertes, pour développer des intégrations personnalisées avec d'autres outils et services utilisés par l'entreprise.

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Fonctions de visualisation et rapports

Les utilisateurs bénéficient également d'une large gamme de visualisations interactives, personnalisables et exploratoires. Rien de mieux pour créer des rapports dynamiques et informatifs. Les fonctionnalités avancées de Power BI incluent : 

• la possibilité d'intégrer des visualisations personnalisées, 
• des analyses détaillées comme les prévisions et les KPIs,
• l'utilisation de la fonction Q&A pour des requêtes en langage naturel. 

Les rapports peuvent être planifiés pour des mises à jour automatiques et partagés facilement, via différents moyens. Tout ceci fait de Power BI un outil puissant pour la visualisation et l'analyse de données.

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Capacités de collaboration

La collaboration en temps réel disponible sur Power BI offre une expérience dynamique et interactive, où les utilisateurs ont la possibilité de travailler simultanément sur un même rapport ou tableau de bord. Cette caractéristique donne lieu à une collaboration efficace au sein des équipes. Power BI propose par ailleurs un ensemble d’applications mobiles pour iOS et Android, pour que les utilisateurs puissent consulter leurs rapports et collaborer, même en déplacement.

Fonctionnalités et capacités d'Excel

Interface utilisateur et facilité d'utilisation

De son côté, Excel se dote d’une interface utilisateur intuitive et de nombreuses ressources d'apprentissage. Niveau flexibilité, l'outil peut être utilisé pour une grande variété de tâches, allant de la simple organisation des données à une analyse statistique plus poussée.

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Manipulation des données et fonctions avancées

Avec la flexibilité et la précision qui le caractérise, Excel permet aux utilisateurs de trier, filtrer, organiser et analyser les données. Ses fonctions intégrées permettent également : 

• d'effectuer des calculs complexes, 
• de créer des tableaux croisés dynamiques pour synthétiser les données,
• d'appliquer des formules personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques d'analyse.

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Fonctions de visualisation et graphiques

Parmi ses autres avantages clés, Excel présente de puissantes fonctions de visualisation, ainsi que de belles capacités graphiques. Retrouvez-y plusieurs dizaines de types de graphiques pour représenter visuellement les données : graphiques linéaires, à barres, circulaires, diagrammes en secteurs… En plus de ses graphiques standards, Excel permet une personnalisation approfondie des éléments graphiques, (axes, légendes, couleurs), afin d'adapter les visualisations aux besoins spécifiques des utilisateurs. 

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Capacités de collaboration

Le partage et l'édition de fichiers n’ont jamais été aussi simples avec Excel. L’outil permet aux membres d’une organisation de partager des fichiers via des plateformes cloud, comme OneDrive ou SharePoint. Au même titre que Power BI, c’est idéal pour accéder et collaborer sur le document en simultané et en temps réel. Les utilisateurs peuvent alors ajouter des commentaires ou suivre facilement les modifications apportées aux données. 

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Avantages et inconvénients de Power BI

Avantages : intégration avec Microsoft, visualisation avancée, automatisation des rapports

Microsoft Power BI aide les équipes de direction à prendre des décisions rapides, sans compromettre la rentabilité de l’entreprise. Qui plus est, il propose un large éventail d'outils de DataViz avec une variété de visualisations : histogrammes, diagrammes circulaires, diagrammes en barres, courbes, cartes de formes, cartes choroplèthes, images… En plus de la visualisation de données, Power BI automatise les processus de collecte, d'intégration, de diffusion et de structuration des données. Tout pour augmenter l'efficacité opérationnelle !

Son intégration étroite avec l'écosystème Microsoft facilite l'utilisation conjointe avec d'autres applications, pour assurer une connectivité et une collaboration fluides. Power BI permet par ailleurs l'automatisation des rapports, grâce à des mises à jour planifiées et des alertes basées sur les données en temps réel. 

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Inconvénients : courbe d'apprentissage, coût pour les fonctionnalités avancées

Pour les nouveaux utilisateurs, Power BI nécessite parfois un certain temps d'apprentissage et de familiarisation avec ses fonctionnalités et son interface. La navigation entre les différents volets peut effectivement constituer un défi, qu’il ne faut pas prendre à la légère. 

Si la solution propose une version gratuite, il est nécessaire de souscrire un abonnement payant (Power BI Pro ou Power BI Premium) pour bénéficier de certaines options avancées. Les coûts peuvent être prohibitifs pour les petites entreprises ou chez les utilisateurs individuels qui ont des besoins et/ou un budget plus restreints.

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Avantages et inconvénients d'Excel

Avantages : familiarité, polyvalence, coût

Depuis de nombreuses années, Excel est adopté dans la majorité des entreprises. Son utilisation populaire est largement documentée sur Internet et dans les livres. L’outil offre une flexibilité exceptionnelle pour répondre à une multitude de besoins, tant pour une utilisation personnelle que professionnelle.

En matière de visualisation et d'analyse de la data, cet outil polyvalent facilite la compréhension de vos données en offrant des modèles, des tendances et des résumés visuels de haut niveau. À l'inverse d'autres logiciels de calcul dont l'achat d'une licence d'utilisation est indispensable, Excel est le plus souvent fourni avec une seule et même licence Office.

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Reporting Excel : 5 outils intuitifs à adopter

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Inconvénients : limitations en visualisation avancée, gestion de grandes données

Excel pose ses limites dans ses tableaux de bord, et restreint par conséquent la capacité à visualiser les données de manière percutante et à créer des rapports interactifs. Lorsqu'il s'agit de traiter de grands ensembles de données, l’outil rencontre là aussi des problèmes de performances. Il ralentit les calculs et les manipulations de données, ce qui impacte significativement l'efficacité du travail analytique.

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Cas d'utilisation et exemples pratiques

Scénarios où Power BI est le plus adapté

Les compétences de Power BI sont nombreuses, notamment pour répondre à des besoins récurrents et poussés de visualisation et d'analyse interactive des données : 

• Le reporting d'entreprise, avec la création de rapports interactifs et personnalisés, Power BI fournit des insights clés aux parties prenantes pour des décisions éclairées.
• L’analyse des ventes et du marketing, en facilitant la visualisation des données, l'identification des tendances, le suivi des performances et l'optimisation des stratégies commerciales.
• Le suivi des KPI, puisqu’il permet aux utilisateurs de suivre en temps réel les performances et d'évaluer les résultats.
• L’analyse des données opérationnelles, en détectant les inefficacités, en résolvant les problèmes et en améliorant les processus.
• La création d’application mobile, avec la possibilité de consulter des reportings et des KPIs à jour, depuis leur smartphone.

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Scénarios où Excel est le plus adapté

De son côté, Excel trouve son utilité dans de nombreux cas d'usage dans les départements financiers et les entreprises en général. Voici quelques scénarios dans lesquels Excel se démarque tout particulièrement :

• Les calculs et statistiques, en proposant des fonctionnalités avancées pour réaliser des calculs complexes et des analyses statistiques approfondies.
• La budgétisation et les prévisions, avec la création de modèles budgétaires flexibles et personnalisés, dans le but de faciliter la planification financière et les prévisions à court et à long terme.
• L’analyse financière détaillée, incluant l'évaluation des investissements, l’analyse des ratios financiers et la modélisation financière.
• La gestion efficace des ressources humaines, pour gérer les feuilles de temps, les plannings et le contrôle de gestion RH (effectifs, masse salariale, etc.).

Bien que certains cas d'usage soient mieux adaptés à Power BI, ces exemples illustrent bien la polyvalence d'Excel, ainsi que son importance dans les opérations financières et commerciales. 

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Choisir entre Power BI et Excel

Critères de décision : budget, besoins spécifiques, écosystème technologique

Au-delà de leurs fonctionnalités, choisir Power BI vs Excel revient plus largement à évaluer vos besoins spécifiques, vos objectifs et vos cas d’usage. Voici quelques critères de décision :

• Quel est le budget alloué ?

Excel est souvent inclus dans les suites Microsoft Office, ce qui en fait une option rentable. Bien qu'il propose une version gratuite, Power BI nécessite un abonnement payant pour accéder à des fonctionnalités avancées et des capacités de collaboration.

• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? 

Pour des visualisations interactives, des rapports dynamiques et une analyse de données à grande échelle, Power BI conviendrait mieux.

• Quels sont vos besoins d’intégration avec les outils existants ?

Power BI s’adapte étroitement avec l'écosystème Microsoft, facilitant la connexion avec des services comme Azure, SharePoint et Teams. S’il s’avère très flexible, Excel nécessite des ajustements supplémentaires pour s'intégrer parfaitement dans un environnement technologique plus complexe.

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Conclusion : lequel choisir selon votre contexte ?

Chaque solution possède sa propre valeur et spécialité. Alors que Power BI se démarque notamment par ses fonctionnalités avancées de visualisation et d’analyse en temps réel, Excel reste un pilier de flexibilité et d’accessibilité. 

Si vous avez besoin de créer des tableaux de bord interactifs, d'analyser de grands ensembles de données et de produire des rapports dynamiques, tout en bénéficiant d'une intégration fluide avec d'autres outils Microsoft, Power PI est le plus approprié. Grâce à l’accessibilité et la présentation visuelle, cet outil d’aide à la décision fait la distinction entre une entreprise classique et une entreprise agile.

Notez que les utilisateurs trouvent souvent un intérêt à utiliser Excel et Power BI conjointement, en exploitant les points forts de chacun d’eux dans tous les aspects de la gestion et de l’analyse des données.

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