Power BI Report Builder : Créez des Rapports Personnalisés

Power BI Report Builder est un puissant outil de création de rapports paginés que vous pouvez imprimer ou partager sur le service Power BI.

Vous vous demandez à quoi sert-il précisément ?

Comment s'en servir dans le cadre de la Business Intelligence ? Dans cet article, nous vous disons tout sur cet outil dans Power Bi ! 

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Qu'est-ce que Power BI Report Builder ?

Le Report Builder de Power BI vous permet de concevoir des rapports à partir de données. A l'inverse de son homonyme Power Bi Report Server, il seveut local.

La création d'un Rapport Paginé commence par la définition d’un certain nombre d’éléments clés, et notamment les méthodes de récupération des données et la manière dont elles seront présentées.

Très souvent utilisé pour le reporting opérationnel, ce logiciel génère des rapports au format .rdl. Ses fonctionnalités de manipulation des données permettent de regrouper, filtrer et trier les informations dans les Rapports Paginés, avec la possibilité d'ajouter des formules et des expressions.

Le Report Builder peut également être utilisé pour mettre à jour et personnaliser les rapports via SQL Server Data Tools (SSDT) Report Designer. Il est compatible avec plusieurs sources de données, comme SQL Server, Power BI ou Oracle. Il offre une grande variété de dispositions pour créer des rapports divers et variés : matrices, tableaux, graphiques, listes et des contrôles pour les applications web interactives…

Notez que des fonctionnalités interactives peuvent être intégrées (jauges, graphiques, indicateurs, liens) afin d'explorer plus en profondeur les données. Avant la publication du rapport sur le service cloud Microsoft Power BI, il est possible de le prévisualiser, afin de le partager avec d'autres parties prenantes.

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Fonctionnalités Clés de Power BI Report Builder

Cet outil puissant et polyvalent est idéal pour créer des rapports structurés, personnalisés et interactifs à partir de leurs données. Parmi les fonctionnalités de Power BI Report Builder, retrouvez  :

• La création de rapports paginés pour générer des Rapports Paginés au format .rdl, idéal pour le reporting opérationnel avec des mises en page fixes sur plusieurs pages ; 
• La gestion des sources de données afin d'importer des données provenant de différentes origines ;
• La personnalisation et la mise en forme des rapports, qui permettent de regrouper, filtrer, trier et formater les données, avec la possibilité d'ajouter des expressions et des formules ;
• Un large choix de dispositions pour créer des rapports avec des matrices, des tableaux, des graphiques, des listes et des contrôles dynamiques pour les applications web ; 
• Des fonctionnalités interactives qui incluent des éléments comme des jauges, des diagrammes, des indicateurs et des liens pour permettre aux utilisateurs d'explorer les données en profondeur ;
• La prévisualisation des rapports, qui offre la possibilité de visualiser les rapports avant leur publication, afin de vérifier leur exactitude et leur présentation ;
• La publication et le partage dans le cloud, avec des rapports pouvant être publiés sur le service cloud Microsoft Power BI et partagés au plus grand monde ;
• L’intégration avec SQL Server Data Tools (SSDT), afin de personnaliser davantage les rapports en collaboration avec SSDT Report Designer ;
• L'utilisation du service cloud et le partage des rapports, qui nécessitent une licence Power BI Pro ou Premium Per User (PPU).

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Comment développer ses compétences Power Bi ?

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Avantages de l'utilisation de Power BI Report Builder

Concrètement, Power BI Report Builder se distingue par sa flexibilité dans la personnalisation et la présentation des rapports, tout en offrant un certain nombre de fonctionnalités avancées : ajout d'expressions, de formules, d’éléments interactifs... Accessible à tous les niveaux d'expertise, il permet une gestion efficace des données et la production de rapports adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.

En plus de sa convivialité, Power BI Report Builder propose des avantages concrets  : automatisation des rapports, compatibilité avec différents appareils, intégration fluide avec l'écosystème Microsoft… Cet outil permet également de standardiser les rapports pour assurer la conformité, réduire les erreurs humaines et optimiser les coûts grâce à la publication dans le cloud. Sa capacité à évoluer avec les besoins des organisations en fait un outil essentiel pour les entreprises cherchant à centraliser et améliorer leur processus de reporting !

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Les langages de programmation à connaître sur Power Bi

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Comment créer un rapport avec Power BI Report Builder ?

La première étape pour concevoir un rapport consiste à installer Power BI Report Builder sur votre ordinateur. Si vous utilisez la version cloud de Power BI Service, vous pouvez le télécharger dans la section Téléchargements > Constructeur de Rapports Paginés. Rendez-vous alors dans Fichier > Nouveau > Rapport Vide. Créez ensuite une source de données en faisant d’un simple clic droit sur l’option « Sources de Données », dans le panneau de gauche.

Vous souhaitez utiliser un dataset Power BI déjà publié comme source de données ? Sélectionnez « Ajouter une connexion Power BI Dataset ». Pour ajouter une nouvelle source, cliquez sur « Ajouter une Source de Données », et choisissez le dataset à partir duquel vous allez créer votre rapport.

Reste à créer une requête. Dirigez-vous dans le menu de gauche et cliquez sur « Datasets », puis sur « Ajouter un Dataset ». Sélectionnez la source de données et utilisez le Query Designer pour élaborer une requête.

Une fois les données récupérées, vous pouvez organiser votre rapport. Si vous avez déjà utilisé SQL Server Reporting Services (SSRS) Report Builder, cette étape n'est qu’une formalité ! Créez un tableau et ajoutez-y des colonnes provenant du dataset. Cliquez enfin sur le bouton d'exécution dans le ruban d'accueil de la version PC de Power BI pour tester votre rapport et vérifier qu'il répond bien aux attentes !

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Les 10 Meilleures Pratiques pour Utiliser Power BI Report Builder

Besoin de quelques conseils pour utiliser Power BI Report Builder comme un pro ? Voici la marche à suivre : 

1. Avant de commencer, définissez clairement les objectifs et le public cible de votre rapport. Le but : structurer au mieux vos données et choisir les visualisations les plus pertinentes.
2. Privilégiez des sources de données fiables et bien structurées. Évitez le plus possible de surcharger le rapport avec des données inutiles pour garantir une meilleure performance.
3. Rédigez des requêtes optimisées pour réduire le temps de chargement des rapports. Vous pouvez utiliser des filtres pour limiter le volume de données récupérées.
4. Créez des modèles de rapports réutilisables pour standardiser la mise en forme et le style, ce qui facilitera la création de rapports futurs.
5. Mettez l'accent sur une mise en page claire et logique, avec des titres, des sous-titres et des légendes pour améliorer la lisibilité.
6. Effectuez des tests réguliers pour vérifier que les données sont correctes et que le rapport fonctionne comme prévu (vérification des calculs et des visualisations notamment).
7. Intégrez des éléments interactifs pour permettre aux utilisateurs d'explorer les données en profondeur et rendre le rapport plus engageant.
8. Documentez les sources de données, les requêtes et les choix de conception, afin de faciliter la maintenance et les mises à jour futures.
9. Assurez-vous que les rapports soient partagés de manière sécurisée, en contrôlant l'accès aux utilisateurs selon leurs rôles au sein de l'organisation.
10. Restez informé des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités de Power BI Report Builder pour maximiser son utilisation et ses capacités.

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Intégration de Power BI Report Builder avec d'autres Outils Microsoft

L'intégration de Power BI Report Builder avec d'autres outils Microsoft délivre de réels avantages pour la création et la gestion des rapports : 

• Avec Microsoft Excel, il est possible d'importer des données directement. Cela facilite grandement l'utilisation des tableaux et des analyses déjà effectuées. Notez que les rapports peuvent aussi être exportés vers Excel pour des analyses supplémentaires.
• Avec SQL Server, vous accédez facilement aux bases de données pour récupérer de la data, et ce en temps réel. Vous pouvez également utiliser SQL Server Reporting Services (SSRS) pour gérer et déployer des rapports. 
• Avec Microsoft Azure, vous avez la possibilité d'exploiter des services cloud comme Azure SQL Database et Azure Analysis Services, afin d'obtenir une analyse avancée des données et un stockage 100 % sécurisé.
• Avec SharePoint, les rapports créés dans Power BI Report Builder peuvent être publiés et partagés, afin d’obtenir une plateforme centralisée pour la collaboration au sein des équipes. 
• Avec Microsoft Teams, toute l’équipe partage des rapports et collabore en temps réel, pour une prise de décisions plus éclairée et basée sur les données.
• Avec Power Apps, Power BI Report Builder peut être intégré aux applications pour vous permettre d'accéder à des analyses directement dans leurs applications métier. 
• Avec Power Automate, il est également possible d'automatiser l'envoi de notifications ou de rapports générés par email, ce qui améliore l'efficacité des flux de travail. 
• Avec Microsoft Dynamics 365, les rapports peuvent s’y connecter et offrir des insights précieux pour la gestion des relations clients et l'analyse des performances commerciales. 

Power BI Report Builder propose de nombreuses fonctionnalités, mais son utilisation nécessite une certaine expertise technique. Vous aimeriez devenir développeur Power Bi ou expert Power BI ? Pour acquérir les compétences nécessaires et maîtriser cet outil sur le bout des doigts, Data Bird vous propose une formation Power BI très complète !