Comment créer un tableau croisé dynamique (TCD) sur Excel ?

Le tableau croisé dynamique sur Excel (souvent abrégé TCD) est un outil incontournable pour analyser vos données de manière efficace.

Grâce à cet outil, vous pouvez synthétiser des informations complexes issues de votre base de données, qu’elle provienne d’Excel, d’un tableau sur LibreOffice ou même d’un logiciel tiers.

Que vous soyez débutant ou utilisateur intermédiaire, ce guide vous apprendra comment créer un tableau croisé et exploiter pleinement ses fonctionnalités.

Prenons un cas concret pour guider tout le long de cet article. 

Imaginez que vous travaillez dans une entreprise et que vous souhaitez analyser les ventes annuelles.

Votre base de données se présente sous la forme d’un tableau avec les colonnes suivantes :

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Dans les sections suivantes, nous allons utiliser cet exemple pour illustrer chaque étape de la création et de la personnalisation d’un TCD.

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D’abord, à quoi sert un TCD ?

Un tableau croisé dynamique est un outil puissant pour analyser et synthétiser des données de manière rapide et intuitive. Il permet de convertir des données brutes en une vue d’ensemble claire et exploitable.

Par exemple, au lieu de passer des heures à trier et filtrer votre tableau manuellement, un TCD peut générer un rapport détaillé en quelques clics. 

Cela permet d’identifier les tendances (comme des hausses ou baisses de ventes) et de créer des rapports visuels qui aident à prendre des décisions éclairées.

En reprenant notre tableau précédent, un TCD pourrait afficher :

• Une synthèse des ventes totales par produit : Chaise = 350€, Table = 700€, Bureau = 500€.
• Une répartition géographique : Nord = 350€, Sud = 700€, Est = 500€.
• Une vue par mois pour analyser les pics ou baisses de performance.

Ces analyses sont cruciales pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur stratégie de vente ou mieux comprendre leur marché.

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Etape 1 : Sélectionner la page de cellules 

La première étape pour créer un TCD est de préparer vos données.

Votre base de données doit être organisée de manière structurée pour qu’Excel puisse la lire correctement.

1. Vérifiez la qualité des données : Chaque colonne doit avoir un en-tête clair, comme Date ou Produit. Évitez les cellules vides ou les valeurs incohérentes (par exemple, du texte dans une colonne dédiée aux montants).
2. Sélectionnez votre tableau : Cliquez sur une cellule quelconque de votre tableau et utilisez Ctrl + A pour tout sélectionner.

💡 Si vos données sont déjà converties en tableau structuré, Excel reconnaîtra automatiquement la plage lors de l’insertion du TCD.

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Etape 2 : Insérer le TCD (Tableau croisé dynamique)

Une fois votre tableau prêt, vous pouvez insérer votre TCD en quelques clics :

1. Accédez à l’onglet Insertion dans le ruban Excel.
2. Cliquez sur Tableau croisé dynamique.
3. Dans la boîte de dialogue, définissez :
   
   • Plage : Vérifiez que toutes vos données du tableau sont bien sélectionnées.
   • Feuille de calcul : Choisissez si le TCD sera inséré sur une nouvelle feuille ou une feuille existante.

Pour ma part, je décide de l'ajouter en-dessous de mon tableau, sur la même feuille.

Une fois validé, vous verrez un espace réservé pour votre TCD et un panneau de configuration sur la droite.

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Etape 3 : Sélectionner la plage de donnée brute

La configuration d’un tableau croisé dynamique repose sur quatre zones principales :

• Lignes : Détermine les regroupements principaux (par exemple, les noms des produits).
• Colonnes : Ajoute une dimension secondaire (comme les régions ou les mois).
• Valeurs : Contient les données à analyser (comme le montant des ventes).
• Filtres : Permet de limiter l’analyse à certains éléments (par exemple, une région spécifique).

Pour notre exemple :

• Faites glisser Produit dans la zone Lignes.
• Faites glisser Région dans la zone Colonnes.
• Ajoutez Montant des ventes dans Valeurs.

Vous obtenez immédiatement un tableau qui synthétise vos données par produit et par région.

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Etape 4 : Paramétrer votre TCD

Une fois le TCD créé, vous pouvez le personnaliser pour mieux répondre à vos besoins d’analyse :

Si vous souhaitez analyser uniquement les ventes dans une région, utilisez l’outil de filtrage intégré.

Appliquez des mises en forme conditionnelles, cela permet de mettre en avant des montants de vente supérieurs à une certaine valeur.

En cliquant sur une flèche dans les lignes ou colonnes, triez vos données par ordre croissant ou décroissant.

Vous pouvez également grouper des dates par mois, trimestre ou année pour une vue temporelle.

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Rajouter des champs

Ajouter des champs supplémentaires dans un tableau croisé dynamique enrichit l’analyse et permet de répondre à des besoins plus précis.

Dans notre exemple de ventes, si vous souhaitez analyser les performances des produits par région et également voir les résultats mensuels, vous pouvez glisser la colonne Date dans la zone Colonnes.

Excel regroupe automatiquement les dates par année et mois. Vous obtenez ainsi une vue détaillée des montants de ventes par produit, région et mois.

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Si les données ne sont pas regroupées comme vous le souhaitez, vous pouvez effectuer un regroupement manuel.

Cliquez droit sur une des dates dans le TCD, puis sélectionnez Grouper. Choisissez ensuite de regrouper par mois, trimestre ou année, selon vos besoins.

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💡 Vous pouvez enlever les sous-totaux en allant dans l'onglet Création puis Sous-Totaux --> Ne pas afficher les sous-totaux.

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Aller plus loin : Comment appliquer des mises en forme conditionnelles sur un Tableau croisé dynamique ?

Les mises en forme conditionnelles permettent de mettre en avant certaines valeurs dans le TCD, comme les montants de vente les plus élevés.

1. Sélectionnez les cellules dans la zone des valeurs (par exemple, les montants de ventes).
2. Allez dans l’onglet Accueil, puis cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
3. Choisissez une règle, comme Barres de données, Échelles de couleur ou Icônes.

Dans notre cas, si vous appliquez une échelle de couleur, les montants les plus faibles apparaîtront en rouge et les plus élevés en vert, offrant une lecture visuelle rapide des performances.

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Comment fonctionnent les champs de Tableau croisé dynamique ?

Chaque champ correspond à une colonne de votre base de données. Ces champs peuvent être placés dans l’une des quatre zones du TCD : Lignes, Colonnes, Valeurs ou Filtres.

Dans notre exemple :

• Le champ Produit est placé dans Lignes pour regrouper les ventes par produit.
• Le champ Région est placé dans Colonnes pour comparer les régions.
• Le champ Montant des ventes est dans Valeurs pour afficher les totaux.

Pour ajouter ou retirer un champ, il suffit de le glisser depuis la liste des champs vers la zone souhaitée.

Comment filtrer mon TCD avec l’outil “filtre” ?

L’outil de filtre permet de concentrer l’analyse sur une partie spécifique des données.

1. Ajoutez un champ dans la zone Filtres (par exemple, Région).
2. En haut du tableau, un menu déroulant s’affiche.

3. Cliquez dessus pour choisir la région à analyser (par exemple, uniquement les ventes dans le Nord).

Vous pouvez également activer les filtres directement sur les lignes ou colonnes en cliquant sur les petites flèches près des en-têtes. Cela vous permet d’afficher uniquement les produits ou mois qui vous intéressent.

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Comment filtrer mon TCD avec l’outil “Segment” ?

Les segments sont des boutons interactifs qui simplifient le filtrage des données.

1. Cliquez sur Insertion dans le ruban, puis sur Segment.

2. Sélectionnez un champ à filtrer, comme Produit.
3. Un panneau contenant les noms des produits apparaît. Cliquez sur un produit (par exemple, Bureau) pour afficher uniquement les ventes correspondantes.

Vous pouvez ajouter plusieurs segments pour combiner les filtres (par exemple, Produit et Région).

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Comment filtrer plusieurs TCD avec le même segment ?

Si vous avez plusieurs tableaux croisés dynamiques sur la même feuille, vous pouvez les connecter à un segment commun.

1. Créez vos TCD à partir de la même base de données.
2. Ajoutez un segment pour l’un des TCD, comme expliqué plus haut.
3. Cliquez sur le segment, puis sur Connexion de rapports dans le ruban.

4. Cochez les tableaux croisés dynamiques à connecter.

Désormais, le segment contrôle simultanément tous les TCD connectés.

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Comment grouper les valeurs d’un TCD en intervalles ?

Dans certains cas, il est utile de regrouper des valeurs numériques ou des dates en intervalles.

• Pour des montants de ventes : Cliquez droit sur une valeur dans les lignes ou colonnes, puis sélectionnez Grouper. Indiquez un intervalle, comme 100€, pour regrouper les ventes par tranche.
• Pour des dates : Cliquez droit sur une date dans la zone Lignes ou Colonnes. Sélectionnez Grouper, puis choisissez de regrouper par mois, trimestre ou année.

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Comment trier le contenu d’un TCD ?

Le tri permet d’organiser les données pour mieux identifier les valeurs clés.

1. Cliquez sur une flèche dans la zone Lignes ou Colonnes.
2. Sélectionnez Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant.

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Dans notre exemple, trier les produits par le montant total des ventes (ordre décroissant) permet de voir immédiatement lesquels génèrent le plus de chiffre d'affaires.

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Comment changer le format des valeurs et afficher des euros ou dollars dans mon TCD ?

Pour rendre votre tableau plus clair, formatez les montants de ventes en euros, dollars ou tout autre format monétaire.

1. Sélectionnez sur les cellules dans la zone des valeurs.
2. Accédez à l’onglet Accueil, puis cliquez sur Format des nombres.
3. Sélectionnez Monétaire, choisissez le symbole (€ ou $), et validez.

Dans notre cas, cela permet d’afficher des montants comme 350€ ou 700€, facilitant ainsi leur interprétation.

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Les erreurs courantes à éviter lors de la création d’un tableau croisé dynamique

Erreur courante 1 : Utiliser des colonnes avec des valeurs mélangées

Un tableau croisé dynamique repose sur une base de données claire et structurée.

Si une colonne contient à la fois des chiffres et du texte (par exemple, une colonne dédiée aux montants où certaines cellules affichent « N/A » au lieu d’un chiffre), Excel ne pourra pas traiter correctement ces données.

Avant de créer un TCD, vérifiez que chaque colonne contient des valeurs cohérentes. Pour identifier les incohérences, utilisez des outils comme Tri ou Filtres dans Excel pour repérer rapidement les anomalies.

Si vous trouvez des valeurs incorrectes, corrigez-les ou remplacez-les par des valeurs standard comme 0 ou un champ vide adapté à votre analyse.

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Erreur courante 2 : Ne pas actualiser les données après une modification de la base

Si vous modifiez ou ajoutez des données dans la base initiale sans actualiser votre tableau croisé dynamique, celui-ci continuera d’afficher des informations obsolètes. 

Après chaque modification de la base de données, cliquez sur votre TCD, puis sur Données → Actualiser tout dans le ruban Excel.

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Pour éviter les oublis, utilisez des tableaux Excel structurés qui se mettent à jour automatiquement lorsque des lignes ou colonnes sont ajoutées.

Erreur courante 3 : Ajouter des champs redondants

Une erreur fréquente consiste à ajouter plusieurs fois le même champ dans différentes zones du TCD, ce qui peut compliquer inutilement la lecture du tableau ou générer des doublons dans l’analyse.

Planifiez à l’avance la structure de votre TCD en identifiant les champs nécessaires pour répondre à vos questions. 

Si un champ apparaît deux fois par erreur, supprimez-le en le faisant glisser hors des zones du panneau de configuration.

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Erreur courante 4 : Ne pas nettoyer les données avant de créer le TCD

Des cellules vides, des doublons ou des en-têtes mal formatés peuvent perturber la création d’un tableau croisé dynamique. 

Par exemple, un en-tête contenant des espaces invisibles (« Nom » et « Nom » avec un espace) sera traité comme deux champs différents.

Avant de créer un TCD, effectuez un nettoyage de la base :

• Supprimez les doublons en allant dans Données → Supprimer les doublons.
• Vérifiez que chaque colonne a un en-tête unique et descriptif.
• Utilisez la commande Rechercher et remplacer (Ctrl + H) pour éliminer les espaces ou caractères indésirable.

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Comment me former à Excel et apprendre à créer des tableaux croisés dynamiques ?

La maîtrise des tableaux croisés dynamiques est une compétence essentielle pour quiconque manipule des données, que ce soit pour des analyses simples ou avancées.

Bien que ce guide vous offre une base solide, suivre une formation dédiée vous permettra d’exploiter pleinement les fonctionnalités avancées d’Excel, comme l’automatisation avec des macros ou l’utilisation de formules complémentaires.

Chez DataBird, nos formations Excel couvrent tous les aspects des TCD, des bases à l’analyse poussée. 

Vous apprendrez à créer des rapports dynamiques, à exploiter les segments et à utiliser les mises en forme conditionnelles pour produire des analyses professionnelles.

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